Office Assistant / Front Desk

Main focus: Office Management / Front Desk
Date posted: 02. May 2022
Location: Vienna

Position Summary

Nach einer ausführlichen Einschulungsphase sind Sie erste Anlaufstelle für Besucher und Mitarbeiter. Sie nehmen Telefonate entgegen und erledigen diverse Büroarbeiten. Diese Position erfordert organisatorisches Geschick, die Fähigkeit zum Vorausdenken und Planen sowie eine hohe Serviceorientierung.

Main Responsibilities
  • Reisebuchungen international und Reisekostenabrechnungen
  • Organisation des Versands von Forschungsmaterial, Kontrolle der Dokumente
  • Eigenverantwortliche Bestellung von Büromaterial und anderen Verbrauchsmaterialien
  • Annehmen von Lieferungen, Kontrolle der Lieferscheine
  • Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Versandbeauftragungen
  • Bearbeitung der allgemeinen Email-Inbox
  • Unterstützung unterschiedlicher Abteilungen bei anfallenden Tätigkeiten (wie z.B. Einscannen der Rechnungen, Kontrolle der Kreditkartenabrechnung, Handkassa, Sodexo Buchungen)

Zur Position gehören auch klassische Front Desk Aufgaben wie:

  • Allgemeine Rezeptionstätigkeiten wie Empfang und Betreuung von Gästen
  • Telefonzentrale
  • Reservierung und Vorbereitung von hausinternen Konferenzräumen
  • Weitere allgemeine Administrationstätigkeiten nach Bedarf

Qualifications

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • 4-5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem internationalen Umfeld
  • Verlässlichkeit & Verantwortungsbewusstsein
  • Teamorientierter, genauer und strukturierter Arbeitsstil
  • Freundliches und zuvorkommendes Auftreten
  • Organisationsstärke
  • “Hands-on mentality”
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sehr gute EDV Kenntnisse, insbesondere Microsoft Outlook, Excel, Word, SharePoint
  • Gültige Arbeitserlaubnis

What we offer

  • Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalem Unternehmen
  • Dynamische und wertschätzende Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien, positives und offenes Miteinander, angenehme Arbeitsatmosphäre
  • Starkes und motiviertes Team, das sich durch ein sehr kollegiales Miteinander auszeichnet
  • Moderne Infrastruktur
  • Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
  • Sozialleistungen (Essenszuschuss, Mitarbeiter-Incentive-Programm)
  • Gleitzeit im Rahmen der Öffnungszeiten der Rezeption und in Absprache mit den Kollegen
  • Gute öffentliche Erreichbarkeit (S-Bahn, 71, 18, U3)

Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen sind wir verpflichtet, ein Mindestgehalt bekannt zu geben, das bei dieser Position zwischen EUR 2.745 brutto pro Monat (als Specialist) und EUR 3.233 brutto pro Monat (als Senior Specialist) auf Basis Vollzeit – 40h/Woche - liegt, wobei eine Überzahlung abhängig von beruflicher Qualifikation und Erfahrung möglich ist.

Startdatum: ehestmöglich

Kontakt:

Falls wir Ihr Interesse an dieser interessanten und abwechslungsreichen Position geweckt haben und Sie ein Teil unseres Teams werden wollen, schicken Sie bitte Ihre ausführlichen Bewerbungsunterlagen bestehend aus Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen an: talent@hookipapharma.com

Für weitere Informationen über HOOKIPA besuchen Sie bitte unsere Website: www.hookipapharma.com

 

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