Empfang & Office Assistant (m/w)

Main focus: Allgemeine Rezeptionstätigkeiten
Date posted: 06.24.2021
Location: Vienna

Position Summary

Nach einer ausführlichen Einschulungsphase sind Sie erste Anlaufstelle für Besucher und Mitarbeiter. Sie nehmen Telefonate entgegen und erledigen diverse Büroarbeiten. Diese Position erfordert organisatorisches Geschick, die Fähigkeit zum Vorausdenken und Planen sowie eine hohe Serviceorientierung.

Main Responsibilities
  • Allgemeine Rezeptionstätigkeiten wie Empfang und Betreuung von Gästen
  • Telefonzentrale
  • Annehmen von Lieferungen
  • Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
  • Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen
  • Eigenverantwortliche Bestellung von Büromaterial und anderen Verbrauchsmaterialien
  • Organisation des Versands von Forschungsmaterial
  • Reservierung und Vorbereitung von hausinternen Konferenzräumen
  • Updates und Postings für die Intranet-Seite
  • Weitere allgemeine Administrationstätigkeiten nach Bedarf

Qualifications

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • 2-3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem internationalen Umfeld
  • Verlässlichkeit & Verantwortungsbewusstsein
  • Teamorientierter, genauer und strukturierter Arbeitsstil
  • Freundliches und zuvorkommendes Auftreten
  • Organisationsstärke
  • “Hands-on mentality”
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sehr gute EDV Kenntnisse, insbesondere Microsoft Outlook, Excel, Word
  • Gültige Arbeitserlaubnis
  • Gültige EU-Arbeitserlaubnis

What we offer

  • Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalem Unternehmen
  • Dynamische und wertschätzende Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien, positives und offenes Miteinander, angenehme Arbeitsatmosphäre
  • Starkes und motiviertes Team, das sich durch ein sehr kollegiales Miteinander auszeichnet
  • Moderne Infrastruktur
  • Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung
  • Sozialleistungen (Essenszuschuss, Mitarbeiter-Incentive-Programm)
  • Gleitzeit im Rahmen der Öffnungszeiten der Rezeption und in Absprache mit den Kollegen
  • Gute öffentliche Erreichbarkeit (S-Bahn, 71, 18, U3)

Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen sind wir verpflichtet, ein Mindestgehalt bekannt zu geben, das bei dieser Position bei EUR 2.333,00 brutto pro Monat (Vollzeit – 40h/Woche) liegt, wobei eine Überzahlung abhängig von beruflicher Qualifikation und Erfahrung möglich ist.

Startdatum: ehestmöglich

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Contact
Gwenaelle Kerforn Executive Director Human Resources